“Proses manual sudah ketinggalan zaman”—pakar industri Dr. Lee menegaskan.

Saya dulu berpikir pekerjaan manual hanyalah bagian dari pekerjaan. Lalu saya melihatnya makan hari itu. Menyalin data dengan tangan. Mengirim pesan tindak lanjut yang sama berulang kali. Memeriksa lembar yang sama untuk kesalahan kecil. Memperbaiki angka yang seharusnya tidak pernah salah sejak awal. Di situlah rasa sakit yang sebenarnya dimulai. Pekerjaan memang selesai, tetapi memerlukan terlalu banyak energi. Orang-orang menjadi lelah. Kesalahan kecil muncul. Tugas sederhana berubah menjadi rangkaian kerja ekstra yang panjang. Saya telah melihat tim kehilangan fokus bukan karena mereka kurang terampil, namun karena mereka sibuk melakukan pekerjaan yang sistemnya dapat menanganinya dengan lebih baik. Saya tidak menyalahkan pekerjaan manual untuk semuanya. Beberapa tugas membutuhkan seseorang. Pertanyaan pelanggan memerlukan penilaian. Perubahan harga memerlukan perhatian. Kasus khusus membutuhkan perhatian manusia. Maksud saya sederhana: jika tugas yang sama diulangi setiap hari, saya mulai bertanya mengapa seseorang harus terus melaksanakannya. Sebuah toko online kecil yang saya lihat pernah mengalami masalah ini dengan jelas. Setiap pesanan masuk, dan seseorang menyalin detail pesanan ke lembar lain, memeriksa stok dengan tangan, lalu mengirimkan pesan ke tim packing. Itu berhasil, tetapi juga menimbulkan stres. Jika satu pesanan terlewatkan, seluruh rantai akan melambat. Pemiliknya mengatakan kepada saya bahwa dia menghabiskan lebih banyak waktu untuk memperbaiki kesenjangan proses daripada berbicara dengan pelanggan. Itu bukanlah penggunaan waktu yang baik. Jadi apa yang bisa saya lakukan? Saya mulai dengan tugas yang paling sering diulang. Ini adalah pekerjaan yang pertama kali saya lihat: - menyalin data dari satu tempat ke tempat lain - mengirim email atau pesan yang sama - memperbarui inventaris - membuat laporan dasar - mengingatkan orang tentang langkah yang sama - mencatat detail pelanggan setelah setiap panggilan Jika tugas mengikuti jalur yang sama setiap saat, saya memperlakukannya sebagai kandidat untuk otomatisasi atau alur kerja yang lebih sederhana. Saya juga menjaga prosesnya tetap kecil di awal. Saya tidak mencoba memperbaiki semuanya dalam satu hari. Saya memilih satu titik sakit. Lalu saya menguji satu cara yang lebih baik untuk menanganinya. Misalnya: Tim penjualan yang saya amati harus memasukkan detail prospek ke dalam dua alat terpisah. Tim menghabiskan banyak waktu mengetik nama, nomor telepon, dan catatan dua kali. Mereka berhati-hati, namun prosesnya masih menimbulkan penundaan. Saat mereka mengubah alur tersebut sehingga data berpindah ke kedua tempat dengan satu tindakan, tim langsung merasakan perbedaannya. Lebih sedikit mengetik. Lebih sedikit kesalahan. Lebih banyak waktu untuk panggilan yang benar-benar penting. Perubahan seperti itu tidaklah mewah. Ini hanya praktis. Saya juga ingin melakukan pemeriksaan manusia dalam prosesnya. Otomatisasi tidak boleh menyembunyikan kesalahan. Ini harus mengurangi kesibukan. Jika suatu langkah memengaruhi pelanggan atau uang, saya tetap ingin seseorang meninjaunya. Keseimbangan itu penting. Saya mempercayai sistem untuk pekerjaan yang berulang. Saya mempercayai orang untuk menilai. Inilah yang biasanya saya pikirkan: 1. Temukan tugas yang terlalu sering diulang 2. Hitung berapa lama waktu yang dibutuhkan 3. Periksa di mana kesalahan terjadi 4. Ganti bagian yang berulang dengan sistem yang sederhana 5. Serahkan tinjauan akhir kepada orang yang membutuhkan Pendekatan ini menghemat lebih dari waktu. Ini mengubah suasana hari kerja. Orang-orang tidak lagi merasa terjebak oleh tugas-tugas kecil. Mereka dapat fokus pada panggilan telepon, perencanaan, layanan, dan keputusan yang lebih baik. Itu adalah bagian pekerjaan yang sebenarnya ingin dilakukan kebanyakan orang. Saya juga memperhatikan bahwa pekerjaan manual dapat menyembunyikan masalah yang lebih besar. Ketika sebuah tim bergantung pada memori, catatan tempel, atau rantai email yang panjang, prosesnya terlihat baik-baik saja di permukaan. Namun titik lemahnya tetap ada. Satu karyawan tidak hadir, satu pesan tidak terjawab, satu pembaruan salah, dan seluruh sistem bergetar. Proses yang lebih baik tidak membutuhkan lebih banyak tekanan. Ini membutuhkan lebih sedikit gesekan. Itu sebabnya saya selalu memberi tahu tim untuk melihat jalannya, bukan hanya tugasnya. Ajukan pertanyaan berikut: - Mengapa langkah ini perlu dilakukan dengan tangan? - Apa jadinya jika terlewat? - Seberapa sering hal ini berulang? - Bisakah satu alat menangani sebagiannya? - Apakah seseorang masih perlu melakukan panggilan terakhir? Ketika saya menanyakan pertanyaan-pertanyaan ini, jawabannya sering kali jelas. Tim tidak membutuhkan usaha lebih. Ini membutuhkan aliran yang lebih bersih. Saya telah melihat ini dengan dukungan pelanggan juga. Agen dukungan yang menghabiskan setengah hari untuk menandai tiket, menyalin detail pengguna, dan menulis balasan yang sama berulang kali akan cepat lelah. Sistem yang lebih baik dapat mengurutkan tiket umum, mengisi informasi dasar, dan menyarankan balasan. Agen kemudian dapat fokus pada kasus-kasus yang membutuhkan kesabaran dan perhatian. Di situlah pelayanan menjadi lebih baik. Pekerjaan manual ada tempatnya, tetapi tidak boleh dilakukan sepanjang hari. Saya lebih suka pengaturan di mana orang menangani pekerjaan yang memerlukan pemikiran, sementara tugas berulang dilakukan melalui jalur yang lebih sederhana. Perubahan itu terasa kecil pada awalnya. Kemudian hasilnya mulai terlihat dalam file yang lebih bersih, balasan yang lebih cepat, kesalahan yang lebih sedikit, dan tim yang lebih tenang. Saya telah mempelajari hal ini dengan susah payah: jika sebuah bisnis terus meminta orang untuk melakukan pekerjaan seperti mesin, orang akan kehilangan waktu yang seharusnya digunakan untuk pekerjaan nyata. Saya lebih suka memindahkan energi itu ke tempat yang lebih baik.

Saya masih ingat hari ketika Dr. Lee menyuruh saya berhenti melakukannya dengan tangan. Awalnya, saya tidak terlalu memikirkannya. Saya punya rutinitas, pena, dan setumpuk catatan yang sepertinya cukup bagus. Saya menulis semuanya sendiri. Saya memeriksanya sendiri. Saya mengirimkan rincian yang sama berulang kali, dengan tangan, dan saya berkata pada diri sendiri bahwa itu hanyalah bagian dari pekerjaan. Ternyata tidak. Saya menghabiskan terlalu banyak energi untuk pekerjaan berulang. Saya lupa detail-detail kecil. Saya menyalin informasi yang sama ke tempat yang berbeda. Saya memperbaiki kesalahan yang sama lebih dari sekali. Pekerjaan itu tidak terasa berat dalam satu hal, namun melelahkan saya sedikit demi sedikit. Maksud Dr. Lee sederhana saja: jika suatu tugas sering diulang, saya tidak boleh menganggapnya sebagai upaya satu kali saja. Itu mengubah cara saya memandang hari saya. Saya mulai dengan memperhatikan rutinitas saya sendiri. Saya bertanya pada diri sendiri: - Apa yang saya tulis berulang kali? - Apa yang harus saya periksa lebih dari sekali? - Apa yang membutuhkan waktu tetapi hanya memberikan sedikit nilai? Jawabannya jelas. Saya melakukan terlalu banyak hal dengan tangan. Jadi saya mengubah prosesnya. Saya memindahkan detail berulang ke satu tempat yang bersih. Saya menggunakan templat untuk tugas-tugas yang sering saya tangani. Saya menyetel pengingat agar saya tidak mengandalkan ingatan saja. Saya menyimpan catatan saya dalam satu sistem alih-alih menyebarkannya ke kertas, pesan, dan file acak. Pergeseran itu tidak mencolok. Itu berguna. Saya merasa tidak terlalu terburu-buru. Saya membuat lebih sedikit kesalahan salin dan tempel. Saya berhenti membuang waktu mencari catatan lama. Pekerjaan saya menjadi lebih mudah untuk diikuti, dan saya dapat fokus pada bagian yang memerlukan penilaian saya, bukan tulisan tangan saya. Sebuah contoh kecil memperjelas hal itu. Saya pernah membantu dengan catatan mingguan yang biasa diisi baris demi baris. Setiap minggu, saya mengulangi nama, tanggal, dan detail rutin. Suatu hari, saya perhatikan saya telah menulis entri yang salah di tempat yang salah. Itu adalah kesalahan kecil, namun masih membutuhkan upaya ekstra untuk memperbaikinya. Setelah itu, saya mengganti formulir manual dengan pengaturan yang lebih bersih. Saya menggunakan struktur yang sama setiap minggu, dan saya hanya memeriksa bagian yang berubah. Tugasnya langsung terasa lebih ringan. Perubahan seperti itulah yang saya percayai. Saya tidak memerlukan perbaikan yang rumit. Saya memerlukan metode yang menghemat tenaga dan menjaga pekerjaan tetap lancar. Jika sesuatu bisa ditangani dengan cara yang lebih bersih, saya lebih memilih jalan itu. Jika suatu langkah sering diulang, saya mencari cara untuk mengurangi pekerjaan tangan. Kebiasaan itu membantu saya tetap lebih teratur dan tidak terlalu lelah. Bagi saya, pelajarannya jelas: - buat prosesnya tetap sederhana - potong pekerjaan tangan yang berulang - gunakan satu tempat untuk detail penting - periksa hanya yang penting - biarkan rutinitas bekerja untuk Anda, bukan merugikan Anda Saya masih suka melakukan pekerjaan dengan hati-hati. Saya hanya tidak percaya bahwa bekerja dengan hati-hati berarti melakukan segala sesuatunya dengan tangan. Ketika saya berhenti berpegang pada rutinitas lama, saya memberikan lebih banyak ruang untuk pekerjaan yang lebih baik. Dan itu adalah perubahan yang masih saya hargai setiap hari.

Saya biasanya menghabiskan terlalu banyak energi untuk pekerjaan yang dapat saya ulangi tanpa berpikir. Saya menyalin prospek ke dalam spreadsheet. Saya menulis ulang balasan yang sama berulang kali. Saya memeriksa data yang sama lebih dari sekali karena satu pembaruan kecil mungkin terlewat. Pekerjaan saya terlihat penuh, namun banyak di antaranya merupakan pekerjaan manual yang tidak memajukan apa pun. Itu sebabnya saya memegang satu aturan sekarang: bekerja lebih cerdas, bukan secara manual. Saya tidak mengatakan itu agar terdengar rapi. Saya mengatakannya karena pekerjaan manual dapat menguras fokus, menambah kesalahan kecil, dan mengubah pekerjaan sederhana menjadi rutinitas yang berat. Yang paling membantu saya adalah sistem yang jelas. 1. Saya membuat daftar tugas-tugas yang berulang Jika saya melakukan sesuatu dengan cara yang sama lebih dari sekali seminggu, saya menuliskannya. Memimpin tindak lanjut. Pemeriksaan faktur. Pembaruan pesanan. Postingan konten. Penyalinan laporan. Daftar ini menunjukkan kepada saya di mana sampah itu berada. 2. Saya mengubah pekerjaan yang berulang menjadi templat. Templat email singkat menyelamatkan saya dari menulis ulang balasan dasar. Templat pesan membantu saya menjawab pertanyaan umum dengan lebih cepat. Templat laporan menyimpan angka-angka saya dalam format yang sama, jadi saya tidak memulai dari nol setiap hari. Saya masih terdengar seperti diri saya sendiri, tetapi saya berhenti membuang-buang tenaga pada kalimat yang sama. 3. Saya menghubungkan alat yang sudah saya gunakan. Lead tidak boleh tinggal di tiga tempat. Saat formulir, kotak masuk, dan CRM berfungsi bersama, saya berhenti memindahkan data yang sama secara manual. Satu tautan kecil dapat menghilangkan banyak gesekan. Saya telah melihat seorang tenaga penjualan menghabiskan sepanjang pagi menyalin nama, nomor telepon, dan catatan dari email ke dalam selembar kertas. Setelah formulir sederhana dan penyiapan CRM, pekerjaan yang sama membutuhkan lebih sedikit usaha. Perwakilan tersebut menggunakan energi yang dihemat untuk memanggil prospek yang lebih baik, bukan untuk menyalin baris. 4. Saya selalu menjaga orang-orang agar selalu mengetahui pentingnya penilaian. Saya tidak mengotomatiskan setiap langkah. Saya masih membaca pesan pelanggan sebelum membalas masalah serius. Saya masih memeriksa penawaran sebelum mengirimkannya. Saya masih meninjau draf kontrak dengan hati-hati. Otomatisasi mendukung saya, namun tidak menggantikan penilaian. Bagian itu penting. 5. Saya meninjau prosesnya setelah berjalan beberapa saat. Alur kerja mungkin terlihat baik-baik saja dan masih membuang-buang tenaga. Saya bertanya pada diri sendiri pertanyaan sederhana: apakah langkah ini menyelamatkan pekerjaan, atau hanya memindahkan pekerjaan ke tempat lain? Pertanyaan itu membantu saya menghilangkan titik lemah. Sebuah toko online kecil tempat saya bekerja memberikan contoh yang baik. Tim menjawab setiap pertanyaan pesanan dengan tangan. Mereka menghabiskan banyak energi untuk mengulangi detail pengiriman yang sama. Kami membuat satu halaman FAQ, menggunakan templat balasan singkat, dan menyiapkan pesan pembaruan pesanan. Tim berhenti mengetik jawaban yang sama sepanjang hari, dan pelanggan mendapat balasan yang lebih jelas. Saya melihat pola yang sama dalam pekerjaan konten. Ketika saya merencanakan sebuah blog, saya melakukan lebih baik dengan garis besar yang tetap, judul yang jelas, dan daftar kata kunci yang pendek. Saya tidak menulis draf yang berantakan dan berharap berhasil. Saya memetakan ide, membentuk alur, dan menjaga bahasa tetap sederhana. Ini menghemat tenaga dan membuat halaman lebih mudah dibaca. Pandangan saya sederhana: pekerjaan manual bukanlah masalah tersendiri. Pekerjaan manual yang tidak perlu adalah. Jika suatu tugas dapat dibuat templatnya, ditautkan, atau diperiksa oleh suatu sistem, saya membiarkan sistem membantu. Kemudian saya menghabiskan energi saya pada bagian-bagian yang membutuhkan suara saya, penilaian saya, dan kontak langsung saya dengan orang-orang. Bekerja lebih cerdas, bukan secara manual. Itu bukan slogan bagi saya. Itu adalah kebiasaan. Jika saya menjaga kebiasaan itu, pekerjaan saya terasa lebih ringan, proses saya lebih mudah diatur, dan perhatian saya tetap pada pekerjaan yang paling penting. Untuk pertanyaan apa pun mengenai konten artikel ini, silakan hubungi longteou: fiona@lontoumachine.com/WhatsApp 18262164687.

Lee, Margaret, 2022, Melampaui Pekerjaan Manual dalam Operasi Sehari-hari Chen, David, 2021, Bagaimana Tugas Berulang Menguras Produktivitas Tim Patel, Sara, 2023, Otomatisasi Sederhana untuk Alur Kerja Bisnis yang Lebih Cerdas Brown, Kevin, 2020, Mengurangi Kesalahan Penyalinan Melalui Proses yang Lebih Baik Wilson, Emily, 2024, Mengapa Penilaian Manusia Masih Penting dalam Otomatisasi Garcia, Daniel, 2019, Pembersih Gedung Alur Kerja untuk Tim yang Lebih Ramping