Mengapa membayar kesalahan? Sistem kami mengurangi limbah sebesar 75%.

Saya biasa menganggap kesalahan kecil seperti biaya normal dalam berbisnis. Ukuran yang salah di sini. Ada detail yang terlewat di sana. Pilihan terburu-buru yang sekilas terlihat bagus. Masing-masing merasa kecil, namun tagihannya terus bertambah. Saya membayar untuk pengerjaan ulang. Saya membayar untuk penundaan. Saya membayar untuk stres. Itu adalah bagian yang banyak orang lewatkan. Kebanyakan kerugian tidak datang dari satu kegagalan besar. Itu berasal dari kesalahan kecil yang berulang. Saya mempelajarinya dengan susah payah ketika saya memesan sejumlah label cetak untuk peluncuran produk. Saya menyetujui desainnya terlalu cepat. Warnanya tampak mirip di layar, tetapi tidak sesuai dengan kotak produk. Ukurannya juga berkurang beberapa milimeter. Labelnya dapat digunakan, namun kelihatannya tidak benar. Saya harus memesan ulang, dan itu berarti biaya tambahan, waktu tunggu ekstra, dan tekanan ekstra. Saat itulah saya mengubah cara saya bekerja. Saya berhenti bertanya, “Bisakah saya memperbaikinya nanti?” Saya mulai bertanya, “Apa akibat dari kesalahan ini jika saya mengabaikannya sekarang?” Satu pertanyaan itu menghemat lebih banyak uang daripada diskon apa pun. Saya sekarang menggunakan proses sederhana sebelum saya menyetujui apa pun. Saya memeriksa tujuannya. Saya bertanya apa yang saya ingin hasilnya lakukan. Jual lebih banyak. Kurangi kebingungan. Menghemat waktu. Jika saya tidak tahu tujuannya, saya tidak bisa menilai pekerjaannya. Saya memeriksa detailnya. Saya melihat ukuran, susunan kata, format, catatan pengiriman, dan kasus penggunaan. Sebuah detail kecil dapat mengubah keseluruhan hasil. Alamat pengiriman salah diketik. Harga tertera tanpa satuan. Cakupan layanan yang mengabaikan langkah penting. Hal-hal ini mudah untuk dilewatkan dan sulit untuk dibatalkan. Saya memeriksa biaya kegagalan. Di sinilah uang riil disimpan. Jika kesalahan hanya berarti masalah visual kecil, saya boleh menerimanya. Jika kesalahan dapat menyebabkan pengembalian, pengembalian dana, atau putaran pekerjaan baru, saya memperlambatnya. Saya tidak terburu-buru melewati titik itu. Aku memeriksanya dengan sepasang mata lagi. Saya suka mengirim item penting ke orang lain sebelum saya berkomitmen. Rekan kerja, pasangan, bahkan teman yang penuh perhatian. Tampilan segar menangkap hal-hal yang tidak lagi saya lihat setelah terlalu lama menatap halaman yang sama. Saya mempelajarinya lagi ketika saya membantu sebuah kafe kecil mengulas menu online-nya. Nama minumannya baik-baik saja, tetapi catatan penyesuaiannya tidak jelas. Pelanggan terus meminta perubahan yang tidak dapat ditangani oleh sistem. Staf menghabiskan menit ekstra untuk setiap pesanan. Kedengarannya kecil, namun antrean menjadi lebih panjang dan tim menjadi lelah. Kami menulis ulang catatan menu dan menambahkan opsi yang lebih jelas. Masalahnya tidak hilang secara dramatis. Ini hanya berhenti menghasilkan sampah baru. Itulah yang saya maksud ketika saya mengatakan berhenti membayar kesalahan. Tidak setiap kesalahan terlihat mahal pada awalnya. Beberapa terlihat tidak berbahaya. Bahkan ada yang merasa biasa saja. Namun begitu Anda menghitung biaya tersembunyinya, gambarannya berubah. Jika Anda menginginkan lebih sedikit kesalahan yang merugikan, saya menyarankan beberapa kebiasaan yang berhasil bagi saya: - Pelan-pelan sebelum persetujuan Jeda singkat sering kali menghemat perbaikan yang lama. - Simpan daftar periksa Saya menggunakannya untuk pesanan, proyek, pesan, dan ulasan akhir. - Tuliskan hasil persis yang Anda harapkan Catatan yang jelas mengurangi kebingungan di kemudian hari. - Carilah masalah yang berulang Jika kesalahan yang sama muncul dua kali, saya menganggapnya sebagai masalah proses. - Melindungi bagian-bagian yang sulit untuk dikerjakan ulang Desain, kontrak, label, detail pengiriman, dan pengaturan iklan patut mendapat perhatian ekstra. Saya juga mencoba untuk tidak bingung antara murah dan aman. Harga yang rendah mungkin terlihat cerdas pada awalnya, namun pilihan yang lemah dapat menimbulkan biaya yang lebih besar di kemudian hari. Saya telah melihat ini dengan pekerjaan layanan, sumber produk, dan pengeditan yang terburu-buru. Label harganya tampak ringan, tetapi perbaikannya tidak. Saya lebih suka membayar harga yang pantas untuk hasil yang bersih daripada membayar dua kali untuk tugas yang sama. Pandangan saya sederhana. Kesalahan adalah bagian dari pekerjaan, tetapi kesalahan yang berulang adalah sebuah pilihan. Begitu saya mulai menganggap setiap kesalahan sebagai akibat yang nyata, keputusan saya menjadi lebih tajam. Saya menjadi lebih lambat di tempat yang penting dan lebih cepat di tempat yang aman. Pekerjaan saya terlihat lebih bersih. Hasil saya menjadi lebih mudah untuk dikelola. Anggaran saya berhenti bocor dalam hal-hal kecil dan diam-diam. Itulah pelajaran yang saya ingat sekarang: Jangan hanya bertanya berapa harga suatu barang hari ini. Tanyakan berapa akibat kesalahannya besok.

Dulu aku membuang terlalu banyak. Di toko saya, tempat sampah terisi dengan cepat. Kotak, kertas, film pengepakan, dan sisa-sisa kecil semuanya habis pada penghujung hari. Saya bisa melihat kerugiannya, tapi saya tidak tahu dari mana asalnya. Masalah itu awalnya terasa kecil. Itu terus muncul di pengeluaran saya, ruang penyimpanan saya, dan pekerjaan saya sehari-hari. Saya berhenti menebak-nebak dan mulai memperhatikan limbahnya. Saya menuliskan apa yang saya buang selama satu minggu. Saya menimbang kantong sampah. Saya memeriksa item mana yang digunakan sekali dan kemudian mengabaikannya. Polanya mudah dilihat. Saya membeli terlalu banyak, membuka terlalu banyak barang sekaligus, dan menyimpan stok lama terlalu lama. Saat itulah saya mengubah proses saya. 1. Saya melacak sampah setiap hari. Saya menyimpan satu log sederhana di dekat area kerja. Saya tuliskan: - apa yang dibuang - berapa banyak yang dibuang - mengapa disia-siakan. Butuh waktu beberapa menit setiap hari. Kebiasaan kecil itu menunjukkan kepada saya di mana kerugian itu terjadi. 2. Saya membeli lebih sedikit, tetapi saya membeli dengan lebih hati-hati. Saya biasa memesan dalam jumlah besar karena dirasa aman. Itu tidak aman. Hal ini mengikat uang tunai dan menciptakan lebih banyak pembusukan. Saya mulai memesan dalam jumlah yang lebih kecil. Saya mencocokkan persediaan dengan penggunaan sebenarnya. Tempat penyimpanan saya menjadi lebih mudah dikelola. Barang berpindah lebih cepat. Stok lama berhenti duduk di sudut. 3. Saya menggunakan kembali barang-barang yang masih memiliki nilai. Kotak bersih dikembalikan ke penyimpanan. Kertas pengepakan digunakan kembali untuk pembungkus bagian dalam. Bahan-bahan sisa disortir sebelum mencapai tempat sampah. Saya tidak mencoba menyimpan semuanya. Saya hanya menyimpan apa yang masih berguna dan bersih. Satu perubahan itu mengurangi pemborosan tanpa menambah pekerjaan lagi. 4. Saya melatih tim saya untuk memeriksa sebelum membuka stok baru. Banyak pemborosan yang berasal dari kebiasaan. Orang-orang membuka gulungan baru, tas baru, atau kotak baru sebelum memeriksa rak. Saya meminta tim saya untuk berhenti sejenak dan melihat terlebih dahulu. Jeda kecil itu mengurangi penggunaan ekstra. Hal ini juga membuat semua orang lebih sadar akan apa yang sudah ada. 5. Saya mengubah satu proses di toko roti saya. Saya menjalankan toko roti kecil, jadi saya tahu seberapa cepat sampah bisa bertambah. Sisa-sisa adonan, kantong rusak, dan barang-barang yang tidak terjual biasanya menumpuk. Saya mulai mengubah sisa makanan yang aman menjadi remah roti atau porsi sampel. Saya memberi label pada baki dengan lebih jelas. Saya menyesuaikan ukuran batch berdasarkan penjualan harian. Setelah beberapa saat, sampah turun sekitar 75%. Hal itu tidak terjadi dari satu langkah besar. Itu berasal dari banyak perbaikan kecil yang dapat terus saya lakukan. Saya menyukai pendekatan ini karena terasa nyata. Saya tidak membutuhkan penjualan yang sulit. Saya tidak membutuhkan sistem yang mewah. Saya membutuhkan angka-angka yang jelas, kebiasaan yang lebih baik, dan tim yang memperhatikan detailnya. Jika jumlah sampah di bisnis Anda tinggi, saya akan mulai dengan satu tempat sampah, satu buku catatan, dan satu minggu pelacakan. Jawabannya biasanya sudah ada. Anda hanya perlu melihat cukup dekat untuk melihatnya.

Saya terus melihat masalah yang sama dalam usaha kecil: penjualan tampak baik-baik saja, namun keuntungan tetap tipis. Seringkali alasannya adalah pemborosan. Maksud saya bukan hanya sampah yang ada di tempat sampah. Maksud saya pembelian berlebihan, stok rusak, persiapan lambat, bahan tidak terpakai, tenaga kerja ekstra, dan kesalahan kecil yang berulang setiap hari. Masing-masing merasa kecil. Bersama-sama, mereka memakan margin. Pandangan saya sederhana: jika saya ingin lebih banyak keuntungan, saya perlu lebih sedikit pemborosan. Saya mulai dengan melihat di mana sebenarnya pemborosan terjadi. Di salah satu toko roti kecil tempat saya bekerja, pemiliknya memberi tahu saya bahwa masalahnya adalah lalu lintas pejalan kaki yang rendah. Setelah kami memeriksa nomornya, saya menemukan sesuatu yang lain. Toko roti tersebut memanggang terlalu banyak roti di pagi hari, dan hampir sepertiganya tidak terjual di penghujung hari. Permasalahannya bukan hanya pada permintaan saja. Ukuran batch terlalu besar, dan tim tidak memiliki catatan harian tentang produk mana yang terjual paling cepat. Sampah seperti itu biasa terjadi. Saya biasanya memulai dengan tiga pertanyaan: Apa yang dibuang? Apa yang dibeli tetapi tidak digunakan? Tugas apa yang memakan waktu lebih lama dari yang seharusnya? Ketika saya menjawab pertanyaan-pertanyaan ini, saya dapat melihat biaya sebenarnya. Saya suka membagi pekerjaan menjadi beberapa langkah. Saya melacak sampah selama satu minggu. Saya mencatat setiap barang yang rusak, kadaluarsa, tidak terpakai, atau dijual dengan harga diskon karena terlalu lama disimpan. Saya menyimpan catatannya dengan sederhana. Buku catatan berfungsi. Spreadsheet juga berfungsi. Lalu saya mencari polanya. Jika produk yang sama terus rusak, saya mengurangi ukuran pesanan. Jika mesin yang sama terus menyebabkan kesalahan, saya memeriksa prosesnya. Jika perubahan yang sama memakan waktu lebih lama dibandingkan perubahan lainnya, saya bertanya apa yang memperlambatnya. Saya juga sangat memperhatikan inventaris. Terlalu banyak stok terlihat aman pada awalnya, namun hal itu mengikat uang tunai. Saya telah melihat toko-toko membeli lebih banyak dari yang mereka perlukan hanya untuk merasa siap. Kemudian mereka akhirnya menyimpan barang terlalu lama, mengganti barang yang rusak, atau mengosongkan stok lama dengan harga lebih murah. Itu adalah uang yang keluar dari bisnis secara diam-diam. Saya lebih suka pesanan yang lebih kecil dan lebih teratur jika produk mengizinkannya. Ini memberi saya kendali yang lebih baik. Ini juga membantu saya melihat perubahan permintaan dengan lebih cepat. Hal berikutnya yang saya perbaiki adalah pemborosan proses. Sebuah tim bisa kehilangan keuntungan bahkan ketika penjualan stabil jika langkah kerjanya berantakan. Saya telah melihat orang-orang berjalan bolak-balik melintasi ruangan untuk mencari peralatan, mengulangi pemeriksaan yang sama dua kali, atau menunggu persetujuan untuk tugas-tugas dasar. Tidak ada satupun yang terlihat serius saat ini. Itu masih membutuhkan uang. Saya meminta tim saya untuk menjaga prosesnya mudah diikuti. Saya menghapus langkah tambahan. Saya menempatkan alat di tempat yang digunakan. Saya menuliskan cara standar agar pengerjaannya tetap konsisten. Hal ini tidak berarti membuat pekerjaan menjadi dingin atau kaku. Ini berarti memberi orang jalan yang membantu mereka melakukan pekerjaan lebih baik tanpa harus menebak-nebak. Pelatihan juga penting. Banyak pemborosan yang berasal dari kesalahan kecil yang dilakukan oleh staf baru, staf yang terburu-buru, atau staf yang tidak pernah mendapatkan serah terima yang tepat. Saya pernah melihat sebuah kafe kehilangan produknya karena ada orang yang menyimpan susu di tempat yang salah. Saya telah melihat kertas bekas di toko percetakan karena pemeriksaan pengaturan dilewati. Saat saya melatih orang, saya membuat pelajarannya singkat dan praktis. Saya menunjukkan tugasnya. Saya menjelaskan alasan di baliknya. Saya meminta orang tersebut untuk mengulanginya satu kali saat saya menonton. Itu menghemat lebih banyak uang daripada kuliah panjang. Saya juga percaya bahwa penetapan harga dan pengendalian limbah harus bekerja sama. Jika suatu bisnis mempunyai limbah yang tinggi, menaikkan harga tidak selalu merupakan jawaban terbaik. Saya lebih suka memperbaiki kebocorannya terlebih dahulu. Sistem yang lebih baik dapat meningkatkan margin tanpa meminta pelanggan membayar kerugian yang dapat dihindari. Saya pernah membantu pemilik kafe kecil meninjau sampah kue sehari-hari. Kami menemukan bahwa kelompok pagi hari terlalu besar untuk kelompok makan siang yang sebenarnya. Pemiliknya memotong ukuran batch, menambahkan kue kecil kedua di kemudian hari, dan melacak tingkat penjualan untuk setiap item. Hasilnya adalah sisa stok yang lebih sedikit dan margin yang lebih sehat. Kafe tersebut tidak mengubah identitasnya. Ini hanya mencocokkan produksi dengan permintaan secara lebih dekat. Itu adalah bagian yang paling saya percayai. Mengurangi sampah bukanlah sebuah slogan. Itu adalah kebiasaan. Saya melihat nomor saya. Saya memperhatikan proses saya. Saya mengajar tim saya. Saya menyesuaikan diri sebelum kerugian kecil berkembang menjadi lebih besar. Ketika saya melakukannya dengan baik, keuntungan meningkat tanpa tekanan ekstra. Bisnis terasa lebih ringan. Pekerjaan terasa lebih bersih. Dan angka-angkanya mulai lebih masuk akal. Itu sebabnya saya terus mengulangi satu ide dalam karya saya: Lebih sedikit sampah. Lebih banyak keuntungan. Kami memiliki pengalaman luas di Bidang Industri. Hubungi kami untuk saran profesional:longteou: fiona@lontoumachine.com/WhatsApp 18262164687.

W Edwards Deming 1986 Keluar dari Krisis Taiichi Ohno 1988 Sistem Produksi Toyota Joseph M Juran 1988 Juran tentang Perencanaan Kualitas James P Womack dan Daniel T Jones 1996 Lean Thinking Nigel Slack dan Michael Lewis 2019 Strategi Operasi John Bicheno dan Matthias Holweg 2016 The Lean Toolbox