Mengapa menyia-nyiakan 40% tenaga kerja? Otomatiskan dengan glove line kami—hemat $250K/tahun.

Saya terus mendengar masalah yang sama dari pemilik bisnis: biaya tenaga kerja terus meningkat, dan tim masih menghabiskan terlalu banyak waktu untuk melakukan pekerjaan berulang. Saya melihatnya di daftar gaji. Saya melihatnya di layanan pelanggan. Saya melihatnya dalam pemeriksaan pesanan, pembuatan faktur, dan entri data. Ketika tim atau klien saya mencoba menangani setiap tugas secara manual, penundaan kecil berubah menjadi biaya yang lebih besar. Satu pembaruan yang terlewat menyebabkan faktur salah. Satu balasan yang lambat menyebabkan hilangnya petunjuk. Salah satu anggota staf akhirnya memperbaiki masalah yang sama berulang kali. Itu sebabnya saya memandang otomatisasi sebagai alat praktis, bukan alat tambahan yang mewah. Pandangan saya sederhana. Jika suatu tugas berulang, mengambil langkah-langkah yang jelas, dan tidak memerlukan keputusan manusia sepenuhnya setiap saat, saya bertanya apakah perangkat lunak dapat membantu. Sebuah toko pakaian kecil tempat saya bekerja juga mengalami tekanan yang sama. Staf mereka menghabiskan waktu berjam-jam setiap minggunya untuk menyalin pesanan dari satu sistem ke sistem lainnya, memeriksa status pembayaran, dan mengirimkan pesan tindak lanjut yang sama. Pemiliknya tidak mau mengganti orang. Dia ingin timnya menghabiskan lebih sedikit energi untuk pekerjaan rutin. Kami memulai dengan satu alur kerja. Pesanan yang masuk langsung masuk ke sistem. Pembaruan pembayaran dipindahkan dengan sendirinya. Pelanggan mendapat pesan konfirmasi dasar tanpa ada yang mengetiknya berulang kali. Perubahannya tidak dramatis pada hari pertama. Itu stabil. Staf memiliki lebih banyak ruang untuk menangani kasus-kasus khusus. Kesalahan dihilangkan. Pemiliknya mendapat pandangan yang lebih jelas tentang apa yang terjadi setiap hari. Itu adalah bagian yang banyak orang lewatkan. Otomatisasi bukan hanya tentang memangkas biaya tenaga kerja. Ini juga tentang mengurangi gerakan yang sia-sia. Inilah cara saya melakukan pendekatan ketika saya membantu bisnis memikirkan otomatisasi: Saya membuat daftar tugas yang paling sering diulang. Saya menandai yang menyebabkan kesalahan atau respon lambat. Saya melihat langkah mana yang membutuhkan seseorang dan langkah mana yang hanya membutuhkan aturan. Saya memulai dengan satu alur kerja kecil, bukan keseluruhan perusahaan. Saya mengujinya, melihat hasilnya, dan menyesuaikannya sebelum menambahkan lebih banyak. Ini membuat prosesnya tetap tenang. Ini juga membantu tim memercayai perubahan tersebut. Saya juga mengingatkan masyarakat untuk tidak mengotomatiskan kebiasaan buruk. Jika suatu proses berantakan, perangkat lunak tidak akan memperbaiki kekacauan itu dengan sendirinya. Itu hanya akan membuat kekacauan lebih cepat terjadi. Saya lebih suka membersihkan alur kerja terlebih dahulu, lalu menghubungkan alat-alatnya. Pendekatan tersebut bekerja dengan baik untuk: penanganan pesanan, janji temu, pemesanan, pengingat faktur, pengambilan prospek, pembaruan tugas internal, dukungan dasar, balasan Masing-masing menghemat jenis upaya yang berbeda. Beberapa menghemat menit. Beberapa menghemat waktu. Beberapa menghemat banyak bolak-balik antara anggota staf. Saya telah menemukan bahwa hasil terbaik datang ketika tim sudah jelas mengenai tujuannya. Kami tidak mencoba untuk menghapus orang. Kami mencoba untuk membiarkan orang-orang menghabiskan lebih banyak waktu mereka pada pekerjaan yang membutuhkan pertimbangan, perhatian, dan kontak langsung. Jika biaya tenaga kerja Anda terasa terlalu berat, saya akan mulai dengan satu pertanyaan: tugas mana yang terus berulang, dan siapa yang melakukan langkah yang sama setiap hari? Itu biasanya tempat pertama yang saya lihat. Otomatisasi bekerja paling baik ketika menghilangkan jenis pekerjaan yang tidak ingin diulangi oleh siapa pun, sekaligus menjaga sisi kemanusiaan di tempat yang paling penting.

Saya telah melihat banyak pabrik sarung tangan menghadapi masalah yang sama. Jalurnya berjalan, tapi tidak mulus. Pekerja bergerak cepat, namun sedikit penundaan terus terjadi. Penumpukan, penghitungan, pengepakan, dan pemindahan pekerjaan memakan keluaran. Satu shift mungkin terlihat baik-baik saja di atas kertas dan tetap meninggalkan pabrik dengan kualitas yang tidak merata, biaya tenaga kerja ekstra, dan terlalu banyak penanganan manual. Itulah sebabnya otomatisasi jalur sarung tangan dapat memberikan hasil yang sangat praktis. Saya tidak melihatnya sebagai perbaikan ajaib. Saya melihatnya sebagai cara untuk menghilangkan pekerjaan yang berulang, mengurangi pemborosan, dan membuat jalur lebih mudah dikelola. Ketika saya berbicara dengan pemilik pabrik, saya mendengar permasalahan yang sama berulang kali. Jalur ini terlalu bergantung pada tenaga kerja manual Aliran produk tidak merata Kesalahan pengepakan terus terjadi lagi Pekerja menjadi lelah dalam jangka waktu yang lama Supervisor menghabiskan terlalu banyak waktu untuk mengatasi masalah kecil Perubahan kualitas dari batch ke batch Lini produksi sarung tangan memiliki banyak langkah kecil. Jika satu langkah melambat, langkah selanjutnya akan merasakannya. Itulah sebabnya otomatisasi bekerja paling baik ketika mampu mengatasi satu hambatan yang jelas pada satu waktu. Saya biasanya memulai dengan bagian yang paling banyak menimbulkan gesekan. Area pertama adalah penanganan material. Saat sarung tangan berpindah dengan tangan dari satu stasiun ke stasiun berikutnya, antrean kehilangan ritme. Sistem konveyor, pengumpan, atau unit transfer dapat menjaga produk tetap bergerak dengan kecepatan tetap. Saya menyukai perubahan ini karena mengurangi kerusakan penanganan dan menjaga area kerja lebih bersih. Area selanjutnya adalah penghitungan dan penyortiran. Saya telah melihat para pekerja menghitung kotak dengan mata selama bertahun-tahun. Metode itu bekerja sampai kecepatan meningkat atau kelelahan terjadi. Sistem penghitungan otomatis memberikan hasil yang lebih stabil pada saluran. Ini juga membantu tim pengepakan menghindari pengerjaan ulang. Pengemasan adalah tempat lain di mana otomatisasi sering kali membuahkan hasil. Banyak pabrik sarung tangan yang masih menghabiskan terlalu banyak tenaga kerja untuk melipat, mengantongi, menyegel, dan membuat karton. Mesin pengepakan dapat mendukung tahap ini dan membuat keluaran lebih merata. Saya tidak mengatakan setiap pabrik memerlukan otomatisasi penuh pada hari pertama. Saya mengatakan bahwa langkah pengepakan sering kali merupakan awal yang cerdas. Satu contoh masih melekat dalam pikiran saya. Sebuah pabrik sarung tangan skala menengah tempat saya bekerja memiliki tim kecil yang melakukan pengisian kotak secara manual. Prosesnya terlihat sederhana, namun angka-angkanya menunjukkan cerita yang berbeda. Kotak-kotak tidak diisi dengan kecepatan yang sama. Beberapa harus dibuka kembali. Beberapa palet memerlukan koreksi sebelum pengiriman. Pabrik menambahkan stasiun pengepakan semi-otomatis dan mengikatnya ke jalur aliran. Hasilnya adalah lebih sedikit penghentian jalur dan lebih sedikit kesalahan pengepakan. Tim masih membutuhkan orang, namun orang-orang tersebut menghabiskan lebih banyak waktu untuk melakukan pemeriksaan dan lebih sedikit melakukan pekerjaan tangan yang berulang-ulang. Perubahan seperti itu penting. Jika saya merencanakan otomatisasi jalur sarung tangan untuk sebuah pabrik, saya akan mengikuti jalur yang jelas. Saya akan memetakan garis saat ini Saya akan menandai setiap titik penundaan, serah terima, dan pemeriksaan ulang Saya akan mengidentifikasi langkah yang menghasilkan limbah paling banyak Saya akan membandingkan biaya tenaga kerja, output, dan tingkat kerusakan sebelum pembelian apa pun Saya akan memilih satu peningkatan yang sesuai dengan garis tersebut, bukan sebaliknya Pendekatan ini menjaga anggaran tetap terkendali. Hal ini juga menurunkan risiko membeli peralatan yang terlihat bagus namun tidak sesuai dengan proses sebenarnya. Saya juga sangat memperhatikan keseimbangan garis. Mesin yang cepat tidak akan membantu jika stasiun berikutnya tidak dapat mengimbanginya. Lini produksi sarung tangan lebih membutuhkan aliran yang stabil daripada kecepatan yang mencolok. Saya lebih suka peralatan yang sesuai dengan kecepatan sistem lainnya. Ketika jalurnya seimbang, pekerja akan merasakan lebih sedikit tekanan dan output menjadi lebih mudah untuk direncanakan. Pemeliharaan juga merupakan bagian dari imbalannya. Beberapa pembeli hanya fokus pada biaya pembelian. Saya pikir itu melenceng dari gambaran yang lebih besar. Mesin yang memerlukan penyesuaian terus-menerus dapat menimbulkan lebih banyak masalah daripada penyelesaiannya. Saya mencari kontrol yang sederhana, mudah dibersihkan, dan suku cadang yang dapat diganti tanpa waktu henti yang lama. Garis sarung tangan berfungsi paling baik jika tim dapat terus menjalankannya tanpa drama khusus setiap hari. Pelatihan juga penting. Saat otomatisasi baru memasuki pabrik, tim memerlukan langkah pengoperasian yang jelas. Saya telah melihat peralatan bagus berkinerja buruk karena stafnya tidak pernah mendapatkan pelatihan sederhana. Setelah para pekerja memahami alurnya, jalur tersebut menjadi lebih mudah untuk dijalankan. Itu adalah pelajaran yang berguna. Otomatisasi tidak menghapus orang dari proses. Ini memberi mereka peran yang lebih baik. Untuk permintaan penelusuran dan niat pembeli, frasa otomatisasi lini sarung tangan sering kali mengarah pada satu pertanyaan: apakah ada manfaatnya? Jawaban saya adalah ya, jika pabrik memilih tahap yang tepat untuk mengotomatisasi dan melacak hasilnya dengan angka yang jelas. Saya akan memperhatikan angka-angka ini: Jam kerja per batch Tingkat kesalahan pengepakan Output per shift Waktu henti dari penanganan masalah Pengerjaan ulang sebelum pengiriman Angka-angka tersebut menceritakan kisah sebenarnya. Bukan slogan. Bukan dugaan. Saya juga percaya peningkatan kecil bisa menjadi hal yang cerdas. Proyek full-line bukanlah satu-satunya jalan. Sebuah pabrik dapat memulai dengan pemindahan, penghitungan, atau pengepakan, kemudian berkembang kemudian. Pendekatan langkah demi langkah seringkali lebih mudah dikelola dan dibenarkan. Saat saya melihat otomatisasi jalur sarung tangan, saya melihat ide sederhana. Mengurangi gesekan manual Menstabilkan aliran Melindungi kualitas Menjadikan pekerja bekerja di tempat yang paling penting Itulah yang membuatnya membuahkan hasil. Jika pabrik sarung tangan memperlakukan otomatisasi sebagai alat untuk memecahkan masalah yang jelas, lini produksi akan menjadi lebih mudah dijalankan dan ditingkatkan skalanya. Itu adalah jenis pengembalian yang saya percaya.

Saya telah mempelajari hal ini dari tinjauan anggaran: sebagian besar perusahaan tidak mempunyai satu masalah biaya yang besar. Ada banyak kebocoran kecil. Sebuah tim membayar untuk perangkat lunak yang tidak dibuka oleh siapa pun. Sebuah gudang menyimpan tenaga kerja ekstra sesuai jadwal karena tidak ada yang memeriksa pola permintaan. Vendor memperbaharui pada tingkat yang lebih tinggi karena tidak ada yang menolak. Setiap item terasa kecil. Bersama-sama, mereka dapat menguras bisnis dalam jumlah besar. Ketika saya mencari tabungan, saya tidak memulai dengan PHK atau pemotongan besar-besaran. Saya mulai dengan sampah. Di situlah uang itu disembunyikan. Saya fokus pada pembelanjaan yang berulang setiap bulan, pembelanjaan yang tidak ditanyakan siapa pun, dan pembelanjaan yang tidak membantu pelanggan. Inilah cara saya mendekatinya. 1. Saya meninjau setiap tagihan berulang yang saya keluarkan dari pengeluaran beberapa bulan terakhir dan mengurutkannya berdasarkan kategori. Perangkat lunak. Pengiriman. Penyewaan peralatan. Perlengkapan kantor. Layanan luar. Saya mengajukan satu pertanyaan sederhana untuk setiap baris: apakah ini masih membantu bisnis saat ini? Di salah satu perusahaan yang saya ulas, tim menemukan 19 alat berbayar untuk bekerja yang hanya digunakan 11 orang. Beberapa kursi aktif. Banyak yang tidak. Setelah mereka menghapus lisensi yang tidak digunakan dan menggabungkan beberapa alat yang tumpang tindih, penghematan tahunan melebihi $40.000. 2. Saya melihat pola kepegawaian Tenaga kerja seringkali merupakan biaya terbesar setelah sewa dan inventaris. Saya mempelajari jam kerjanya, bukan hanya jumlah karyawannya. Saya mencari kesenjangan antara periode sibuk dan periode lambat. Saya juga memeriksa lembur. Lembur bisa bermanfaat, namun juga bisa menunjukkan penjadwalan yang buruk. Saya bekerja dengan perusahaan distribusi yang beranggotakan 50 orang yang mempertahankan pola shift yang sama sepanjang minggu. Volumenya tidak merata, jadi jadwalnya sering salah. Dengan memindahkan beberapa orang ke hari-hari sibuk dan memangkas jam-jam kosong, mereka mengurangi pemborosan tenaga kerja dan pada saat yang sama meningkatkan hasil. 3. Saya menegosiasikan ulang vendor dengan bilangan real Banyak tim menerima penawaran perpanjangan pertama yang mereka terima. saya tidak. Saya membandingkan harga, menanyakan persyaratan berdasarkan penggunaan, dan membawa bukti volume. Vendor sering kali menawarkan harga yang lebih baik ketika pembeli menunjukkan data penggunaan yang jelas dan catatan pembayaran yang bersih. Salah satu klien memiliki kontrak pencetakan dan pengemasan yang tampaknya sudah diperbaiki. Setelah kami membandingkan tiga tawaran luar dan memisahkan layanan menjadi bagian-bagian yang lebih kecil, klien memotong tagihan tahunan sekitar $28.000 tanpa mengubah produk akhir. 4. Saya menghapus pekerjaan duplikat Bagian ini mudah untuk dilewatkan. Ketika dua tim melakukan tugas yang sama dengan cara yang berbeda, bisnis membayar dua kali. Satu orang memperbarui spreadsheet. Orang lain memasukkan data yang sama ke dalam sistem. Seorang manajer memeriksa keduanya. Itu tidak hanya lambat. Itu mahal. Saya suka memetakan satu proses umum dari awal hingga akhir. Saya bertanya siapa yang menyentuhnya, di mana penundaan terjadi, dan langkah mana yang tidak memberikan nilai tambah. Beberapa perbaikan kecil dapat menghemat banyak waktu setiap minggunya. 5. Saya melacak tabungan setiap minggu. Saya tidak mempercayai ulasan satu kali. Sebuah perusahaan dapat mengurangi limbah pada bulan Maret dan menambahkannya kembali pada bulan Mei. Itu sebabnya saya membuat pelacak sederhana dengan empat kolom: - item - biaya saat ini - tindakan yang diambil - dampak bulanan Hal ini membuat penghematan tetap terlihat. Ini juga menghentikan kebiasaan lama untuk kembali. Saya telah melihat pendekatan ini berhasil di perusahaan logistik yang dikelola keluarga, tim e-commerce kecil, dan bisnis jasa regional. Tak satu pun dari mereka memiliki struktur biaya yang sama. Masing-masing negara mempunyai masalah yang sama: tidak ada sistem yang jelas untuk menanyakan kemana perginya uang tersebut. Satu kasus tetap ada pada saya. Sebuah perusahaan yang beranggotakan 48 orang mengalami kenaikan biaya pada perangkat lunak, pengiriman, lembur, dan dukungan dari luar. Tidak ada yang tampak dramatis dengan sendirinya. Pemiliknya merasa mandek. Kami meninjau setiap baris, memotong alat yang tidak digunakan, menetapkan waktu shift, memperketat persyaratan vendor, dan menghapus duplikat pekerjaan admin. Hasilnya adalah pengurangan biaya tahunan sekitar $236.000. Jumlah itu tidak berasal dari satu pergerakan besar. Itu datang dari banyak gerakan kecil yang akhirnya bertambah. Jika saya harus memberikan satu pelajaran dari semua ini, maka pelajarannya adalah: tabungan tidak harus datang dari tekanan. Itu bisa datang dari kejelasan. Ketika saya bisa melihat sampahnya, saya bisa membuangnya. Ketika saya bisa mengukurnya, saya bisa mengendalikannya. Ketika saya bisa mengulangi prosesnya, penghematan terus muncul.

Saya dulu berpikir lebih banyak tenaga kerja akan menyelesaikan setiap masalah. Bukan itu yang saya lihat dalam karya saya sendiri. Tim saya tetap sibuk, toko tampak penuh, namun angkanya tidak berubah sesuai keinginan saya. Kami menjawab pertanyaan pelanggan yang sama berulang kali. Kami memeriksa stok secara manual. Kami memperbaiki kesalahan kecil yang seharusnya tidak terjadi. Pekerjaannya terasa berat, namun keuntungannya terasa tipis. Apa yang mengubah pandangan saya sederhana saja. Saya berhenti bertanya, “Bagaimana kita bisa bekerja lebih keras?” Saya mulai bertanya, “Pekerjaan apa yang tidak boleh diulangi?” Saya mengamati arus harian dan menemukan tiga tempat di mana tenaga kerja terbuang sia-sia: - Balasan pelanggan yang berulang - Pencatatan manual - Penyerahan tugas yang longgar antar orang Saya tidak berusaha membuat segala sesuatunya mewah. Saya tetap menjelaskannya dengan jelas. Saya menulis templat balasan singkat untuk pertanyaan umum. Saat pelanggan bertanya mengenai pengiriman, ukuran, atau detail layanan, tim saya tidak lagi mengetik jawaban yang sama dari awal. Sebuah toko pakaian kecil yang pernah saya bantu mengalami masalah yang sama. Staf mereka menghabiskan terlalu banyak waktu untuk menjawab pertanyaan ukuran dasar di obrolan. Setelah mereka menyiapkan lembar balasan sederhana dan panduan ukuran yang jelas, tim memiliki lebih banyak waktu untuk pembeli sebenarnya yang membutuhkan bantuan mengenai kesesuaian dan gaya. Saya juga membersihkan proses pemesanan. Satu lembar berisi rincian penting. Satu orang memeriksanya sebelum pekerjaan dilanjutkan. Sebelumnya, kami melakukan kesalahan kecil yang membutuhkan usaha ekstra. Label salah, catatan terlewat, pekerjaan ganda. Masalah-masalah kecil tersebut tidak terlihat serius pada awalnya, namun semakin menambah tekanan setiap hari. Saya mengubah cara pemindahan tugas di seluruh tim. Setiap orang tahu apa yang harus dilakukan, apa yang harus diperiksa, dan siapa yang menerima serah terima berikutnya. Tidak ada yang bisa menebak. Tidak ada yang harus menanyakan pertanyaan yang sama tiga kali. Itu saja sudah membuat pekerjaan terasa lebih ringan. Seorang teman yang mengelola sebuah kafe kecil memberi saya contoh jelas lainnya. Stafnya biasa menulis kebutuhan pemasok pada kertas lepas. Barang ketinggalan. Susu, cangkir, serbet, dan hal-hal kecil lainnya yang membuat kafe tetap berjalan, terkadang kekurangan. Dia memindahkan daftar itu ke dalam satu format tetap. Setiap shift memperbaruinya dengan cara yang sama. Kafe itu tidak menjadi ajaib. Pekerjaan menjadi lebih mudah dikendalikan. Itu adalah bagian yang banyak orang lewatkan. Lebih sedikit tenaga kerja tidak berarti lebih sedikit usaha. Artinya lebih sedikit limbah. Saya telah melihat orang-orang terus merekrut, terus mendorong, dan terus berharap bantuan tambahan akan menyelesaikan masalah sebenarnya. Terkadang masalah sebenarnya bukanlah jumlah orang. Itu adalah bentuk karyanya. Jika prosesnya berantakan, lebih banyak tenaga kerja hanya akan menyebarkan kekacauan lebih cepat. Aturan saya sendiri sekarang sederhana: - Jaga agar pekerjaan berulang sesingkat mungkin - Jaga agar setiap tugas mudah diperiksa - Jaga prosesnya cukup jelas sehingga orang baru dapat mempelajarinya dengan cepat Ketika saya melakukan ini, tekanan pada tim akan berkurang. Pelanggan mendapatkan balasan lebih cepat. Kesalahan menurun. Bisnis memiliki lebih banyak ruang untuk bernafas. Lebih sedikit tenaga kerja, lebih banyak keuntungan pada awalnya terdengar seperti slogan. Dalam praktiknya, ini adalah kebiasaan kerja. Saya menghapus apa yang menyeret tim ke bawah. Saya menyimpan apa yang menghasilkan hasil yang bersih. Di sinilah saya melihat hasil yang lebih baik, bukan dengan memaksa orang berbuat lebih banyak, namun dengan membantu mereka melakukan lebih sedikit pekerjaan yang salah. Kami menyambut pertanyaan Anda: fiona@lontoumachine.com/WhatsApp 18262164687.

Davenport, Thomas H. 1993 Rekayasa Ulang Inovasi Proses Bekerja Melalui Teknologi Informasi Hammer, Michael dan James Champy 1993 Rekayasa Ulang Korporasi Sebuah Manifesto untuk Revolusi Bisnis Womack, James P. dan Daniel T. Jones 2003 Lean Thinking Usir Sampah dan Ciptakan Kekayaan di Perusahaan Anda Krajewski, Lee J. Larry P. Ritzman dan Manoj K. Malhotra 2019 Proses Manajemen Operasi dan Rantai Pasokan Fitzsimmons, James A. dan Mona J. Fitzsimmons 2021 Strategi Operasi Manajemen Layanan Teknologi Informasi Bicheno, John dan Matthias Holweg 2016 The Lean Toolbox Buku Panduan untuk Transformasi Lean